LES PRINCIPES GÉNÉRAUX
- Le FNAS ne traite les demandes de prise en charge que lorsque l’ouvrant droit du foyer a ses droits ouverts le jour de réception de sa demande.
- La date de référence pour la prise en compte d’un dossier de prise en charge par le FNAS est celle de la réception du dossier complet.
Lorsqu’un complément vous est demandé, c’est la date de réception du complément qui devient la date de référence. - Le délai d’envoi de vos demandes est fonction de l’activité.
- L’année d’imputation des prises en charge dépendent de l’activité.
- Pour les séjours la prise en charge sera imputée sur le plafond l’année de début du séjour, la plupart du temps c’est l’année de réception de votre demande ;
- Pour les loisirs la prise en charge sera imputée sur le plafond de l’année de réception du dossier.
- Tous les détails sur l’imputation de vos prises en charge.
- Le FNAS n’effectue de prises en charge que pour les membres du foyer fiscal tel que défini ICI.
- Le seul interlocuteur du FNAS pour l’ensemble du foyer est l’ouvrant droit de référence.
C’est la seule personne qui établit et transmet les demandes de prise en charge, en est le destinataire et reçoit les remboursements afférents.
C’est aussi la seule personne habilitée à autoriser, par écrit envoyé au FNAS, une autre personne à le faire à sa place.
Sauf validation écrite préalable du FNAS, ces règles s’appliquent dans tous les cas.
Seul le Conseil de Gestion du FNAS peut y déroger.
N. B. : pour établir ses règles, le FNAS tient compte notamment de celle de l’URSSAF applicables aux aides versées par les Comités Sociaux et Économiques, qui sont considérées a priori comme des compléments de salaire et donc soumises à cotisations sociales et fiscalisables.
Autant que possible nous versons les prises en charge par virement bancaire.
N’oubliez pas de nous transmettre votre RIB ou celui de l’organisme avec lequel vous décidez de partir.
Espace Ouvrant Droit
Le FNAS met à votre disposition, sur son site web, un espace privé et chiffré vous permettant de consulter les données vous concernant et mettre à jour vos coordonnées et préférences. C’est l’Espace Ouvrant Droit (EOD), accessible par le bouton « cadenas » à droite de la barre au dessus des menus de ce site.
Le FNAS se conforme au RGPD et vos données ne sont conservées que pour le traitement de vos dossiers, leur archivage légal et les élections aux instances.
Le Fnas utilise des documents dématérialisés
Vous pouvez nous adresser des versions numériques de vos justificatifs fiscaux, de votre livret de famille, de la fiche d’inscription, du devis établi par l’organisme et de vos bulletins de salaire, si vous ne voyez pas une période de travail sur votre EOD.
Pour des raisons légales, nous avons malgré tout besoin de l’original (la version papier) des factures et justificatifs de paiement, sauf lorsque vous passerez par le système de demande de prise en charge en ligne via votre EOD (prochainement).
Lorsque le seul justificatif comptable est dématérialisé, vous devez alors nous TRANSFÉRER le courriel par lequel il vous a été communiqué.
Lorsque ce courriel vous donne accès à un lien de téléchargement, vous devez joindre à ce courriel le document téléchargé puis nous le transférer.
Règles de validité des factures
Ce sont les règles minimales pour qu’une facture soit considérée comme légalement valide. En dehors des factures en français ou en anglais, le FNAS est susceptible de ne pas prendre en compte les pièces comptables qu’il juge incompréhensibles.
Toute facture comportant des modifications ou surcharges sera refusée.
Pour le FNAS, la facture doit comporter au moins les éléments suivants pour être valide :
- La date de facturation de moins de 6 mois ;
- L’activité pratiquée ayant débuté au plus tôt l’année précédente pour les activités de longue durée ;
- Le nom et prénom du ou des pratiquants de l’activité ;
- Les dates de début et de fin de l’activité pratiquée pour chaque personne donnant lieu à facturation ;
- Pour les hébergements, la capacité totale de l’hébergement et le nombre de personnes concernées par le séjour ;
- Le numéro de Siret / RNA / agrément JEP de l’organisme (sauf conservatoires et mairies) ;
- Le numéro d’agrément lorsqu’il est nécessaire ;
- Le nom et l’adresse de la structure ou de la personne dispensant l’activité ;
- Le montant en euros de l’activité facturée. Pour les autres monnaies, merci de faire préciser le nom de la devise et du pays ;
- La mention acquittée (payée, réglée, soldée). Cette mention ne peut être antérieure à la date du paiement effectif.
LES RÈGLES DE VALIDITÉ DE VOS DEMANDES
Pour que votre demande soit valide, il faut :
- que vos droits soient ouverts à la date de réception ;
- qu’elle soit conforme aux principes généraux ci-dessus ;
- que nous ayons les éléments pour calculer votre QF ou qu’il ait déjà été calculé ;
- que vous nous ayez transmis les justificatifs comptables de vos dépenses ;
- que vous ayez joint toutes les pièces nécessaires pour votre demande ;
- que les délais de transmission ci-dessous soient respectés.
Nous sommes toujours tenus par la loi d’avoir en notre possession les originaux des justificatifs donnant lieu à prise en charge.
Nous sommes bien conscients de la gêne que cela peut vous occasionner et nous travaillons à une solution pour pouvoir utiliser des copies numériques sans mettre en péril le FNAS face au fisc ou à l’Urssaf.
LES DÉLAIS D’ENVOI
- Pour les activités de loisirs, nous ne prenons en compte que les justificatifs de moins de 6 mois. Donc, à l’exception des activités de longue durée justifiant un traitement spécial, vous avez au plus 6 mois pour pouvoir bénéficier d’une prise en charge sur vos loisirs.
- Pour que votre séjour puisse bénéficier d’une prise en charge, votre dossier complet doit parvenir au FNAS au plus tôt 6 mois avant votre départ et au plus tard 30 jours calendaires après la fin de ce séjour et au plus tard le 15 janvier pour un séjour démarrant en fin d’année.
Vous avez tout intérêt à effectuer votre demande suffisamment tôt avant le séjour pour éviter d’avancer tout le coût du séjour.
En résumé (hors cas particulier ci-dessus),
pour être valide, votre demande complète doit arriver au FNAS :
- au plus tôt 6 mois avant un séjour à venir,
- au plus tard 1 mois après un séjour passé,
- au plus tard 6 mois après une activité de loisirs.
CALCUL DE LA PRISE EN CHARGE
Le montant de la prise en charge dépend de l’activité pratiquée et du quotient familial de votre foyer.
Le quotient familial détermine le taux et le plafond de la prise en charge.
Il faut donc se reporter :
- d’abord, à l’une des grilles « Colonies », « Séjours 1 », « Séjours 2 » ou « Séjours 3 » pour les activités de séjours et à une des grilles « Loisirs » pour les activités de loisirs,
- ensuite, à la grille « Globale ».
Par exemple :
vous êtes un salarié intermittent, ouvrant droit d’un foyer de 4 personnes (2 adultes et l’enfant à charge de chacun des adultes).
Votre Revenu Fiscal de Référence (RFR) cumulé est de 31 640 €.
Votre QF est donc de 615 €, dans la tranche de 571 € à 720 €.
- Pour les séjours en grille 1 ou les séjours pour enfants et adolescents (grille Colonies), le taux de prise en charge sera de 59 % et le cumul des prises en charge pour chacun des membres du foyer ne pourra pas dépasser 590 € par personne.
- Pour les activités de loisirs, c’est la grille loisirs qu’il faut regarder. Votre taux de prise en charge sera de 59 % et le plafond pour tout le foyer sera cette fois de 940 €, la case au croisement de la ligne de votre tranche de QF et de la colonne 4 personnes au foyer.
LES PLAFONDS DE PRISE EN CHARGE
PLAFOND PAR TYPE D’ACTIVITÉ PAR PERSONNE
Les plafonds annuels ne constituent pas des sommes dues, mais le montant maximum alloué par membre du foyer pour une année civile, pour un type d’activité et chacun des membres du foyer. Il ne correspond donc pas obligatoirement au montant des prises en charge.
PLAFOND GLOBAL PAR PERSONNE
Au cours d’une même année civile, le montant total des différentes prises en charge (toutes activités confondues) ne peut dépasser, par membre du foyer, les plafonds indiqués dans la grille « Globale »
Par exemple :
la famille décrite plus haut pourra bénéficier au maximum de 900 € par membre du foyer, toutes activités confondues, hors Séjours pour enfants et adolescents.
IMPUTATION DES MONTANTS DES PRISES EN CHARGE SUR LES PLAFONDS PAR GRILLE D’ACTIVITÉ
Pour toutes les prises en charge, en dehors de celles pour les « Séjours pour enfants et adolescents », les montants sont affectés en même temps aux deux encours, celui de la grille concernée et celui de la grille globale du membre du foyer ayant pratiqué l’activité.
Les montants des prises en charge relatifs aux grilles « Séjours 1 », « Séjours 2 », et « Séjours 3 » sont imputés à chaque bénéficiaire (ouvrant droit ou ayant droit) dans la limite de son plafond annuel, pour la grille concernée et pour la grille globale.
Si le plafond global ne peut être atteint avec un seul type d’activité, en dehors des « colonies », les prises en charge pour tous les types d’activité peuvent être limitées au plafond global.
Les montants de prise en charge relatifs à la grille « Loisirs » sont imputés au plafond du foyer de la grille « Loisirs » et, pour la part qui leur est dédiée, au plafond de la grille « globale » de chacun des membres du foyer fiscal. Lorsque la demande de prise en charge n’est pas nominative, elle est divisée d’office en parts égales, chacune étant imputée aux plafonds de chacun des membres du foyer fiscal.
Les prises en charge de la grille « Colonies » sont imputées à chaque enfant et dans la limite du plafond de cette grille : elles ne sont pas comptabilisées dans la grille globale de l’enfant afin qu’il puisse aussi partir en vacances avec ses parents avec l’aide du FNAS.
Les prises en charge de séjours sont imputées au plafond de l’année de début du séjour (le plus souvent c’est l’année de réception de la demande).
Les prises en charge de loisirs sont imputées au plafond de l’année de réception de la demande sauf cas particuliers du début d’année ou listés dans les règles particulières aux loisirs.
CAS PARTICULIERS
Enfant mineur non membre du foyer fiscal
Lorsqu’il n’est pas rattaché au foyer fiscal, un enfant mineur peut toutefois bénéficier de prises en charge de loisirs qui seront alors calculées sur les grilles et dans la limite des plafonds de son parent membre de ce foyer.
Cette disposition s’applique de même façon aux enfants majeurs de moins de 26 ans lorsqu’ils sont scolarisés jusqu’au niveau bac.
Dans ce cas, un certificat de scolarité doit être fourni pour chaque enfant majeur concerné. Par dérogation, et dans le but de favoriser les séjours familiaux, lorsqu’il accompagnera son parent pour un séjour donnant lieu à une prise en charge du FNAS, le montant de sa prise en charge ne sera pas imputé au plafond de son parent mais sur un plafond spécial de même montant. (cf. Règlement intérieur du FNAS Titre III).
Cas des aides extérieures
La loi interdit de rembourser plus que la totalité des dépenses justifiées et répondant aux règles de tolérance de l’URSSAF.
Le total des éventuelles aides extérieures appliquées directement à l’ouvrant droit ou à l’ayant droit sera déduit du prix total de l’activité pour calculer la prise en charge.
Les éventuelles aides reçues du CASC-SVP si vous en êtes bénéficiaires font partie des aides extérieures. Comme ci-dessus, la prise en charge sera calculée sur la base de votre reste à charge.
Le FNAS basera sa prise en charge uniquement sur la part restant à votre charge.
En conséquence, lorsque l’ouvrant droit bénéficie d’aides pour lui ou ses ayants droit (aides des caisses d’allocations familiales, prise en charge d’un CSE, du CASC-SVP, chèques vacances, etc.), il doit obligatoirement en faire la déclaration au FNAS lors de sa demande de prise en charge.
Dans le cas d’une aide du CASC-SVP, vous devrez joindre à votre demande le justificatif du montant reçu du CASC-SVP.
Vous pouvez télécharger le formulaire, à la rubrique Téléchargements, à faire remplir par l’organisme concernant ces renseignements sur le séjour, ou nous en faire demande, il vous sera alors adressé.
Les crédits d’impôt liés à une activité bénéficiant d’une prise en charge
par le FNAS sont considérés comme des aides extérieures et sont déduits du montant de la facture avant calcul de la prise en charge.